Eine geschäftliche E-Mail ist ein Brief, der dem Empfänger digital übermittelt wird. Der Empfänger der E-Mail muss dem digitalen Dokument dasselbe entnehmen können wie einem Anschreiben mit dem Briefbogen Ihrer Praxis oder Apotheke. Die E-Mail-Signatur gibt z. B. Angaben über Unternehmensform, Anschrift und Kontaktdaten und steht oft abgetrennt unterhalb des eigentlichen E-Mail-Textes. Doch was gehört rechtlich verpflichtend in die E-Mail-Signatur einer Apotheke oder Arztpraxis hinein?
Einem geschäftlichen Anschreiben, gleich in welcher Form, ob als E-Mail, Brief auf Firmenbogen, Telefax oder Postkarte, an externe Empfänger, muss der Empfänger alle Informationen entnehmen können, wie sie in § 19 HGB verlangt werden. Der Empfänger kann darüber im Briefkopf, Brieffuß, im Impressum, durch Stempel oder durch eine Signatur wie sie im Handelsgesetzbuch § 37 a HGB eingefordert wird, informiert werden. Was über Ihre Apotheke oder Ihre Praxis in diesem Impressum oder der Signatur stehen muss, ist von der Rechtsform abhängig, in der Ihre Apotheke oder Ihre Praxis betrieben wird.
- Name der Arztpraxis/Apotheke und Rechtsform wie im Handelsregister eingetragen bei 1.1 bis 2.4.
- Ort der Niederlassung (ladungsfähige Anschrift der Arztpraxis/Apotheke)
- Registergericht inklusive Registrierungsnummer im Handelsregister
- Namen der Geschäftsführer, der Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzenden bei 2.4.
Rechtliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Angaben
Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können rechtliche Folgen haben. Wer im Impressum seiner E-Mails oder auf den Briefbögen, den Telefaxen, Postkarten etc. nicht oder nicht vollständig über die Apotheke oder Arztpraxis informiert, kann mit Zwangsgeld belegt werden. Das zuständige Registergericht kann ein Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro verhängen. Das ist im Handelsgesetzbuch § 14 HGB und § 37 a HGB nachzulesen.
Zusätzlich könnten unvollständige Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur über einen Anwalt abgemahnt werden. Durch das „Gesetz zur Stärkung des fairen Wettbewerbs“ vom 9.10.2020 können Sie inzwischen aber nur noch von Mitbewerbern abgemahnt werden. Ein Wettbewerbsverstoß liegt aber nur vor, wenn eine spürbare Beeinträchtigung der übrigen Marktteilnehmer gegeben ist (§ 3a Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, UWG).
Wichtig für Ihre Apotheke oder Praxis
Sie sollten nicht nur die rechtlichen Bestimmungen beachten. Ihr Marketing ist auch wichtig.
Ihre E-Mail muss den Empfängern dringend als digitales Dokument Ihrer Apotheke bzw. Arztpraxis im „Corporate Design“ präsentiert werden. Die Empfänger erinnern sich dann an Ihre Praxis/Apotheke, ausgelöst durch das einheitliche Unternehmenserscheinungsbild. Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse sowie Webseite sind keine Pflichtangaben, gehören aber zum allgemeinen geschäftlichen Standard dazu.
Eine E-Mail-Signatur kann im Mailprogramm mit einem Mausklick oder auch automatisch in die E-Mail eingefügt werden. Neben den Informationen zu Ihrer Apotheke/Praxis kann zusätzlich der absendende Mitarbeiter der jeweiligen E-Mail aufgeführt werden. Sie sind dann rechtlich unauffällig – ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
Coming-Soon-Seiten nennt man auch Baustellenseiten. Diese Seite informiert Besucher im Internet darüber, dass der neue Internetauftritt Ihrer Apotheke oder Praxis in Arbeit ist. Ihre neue Praxishomepage wird dadurch nach Veröffentlichung schneller bei der Suchmaschine von Google gefunden. Das kann sich dann positiv auf das Ranking der neuen Seite auswirken.
Wann sind solche Seiten empfehlenswert?
Wenn Sie Ihre Praxis oder Apotheke neu eröffnen und Ihre Wunschdomain (www.adresse) schon registriert haben.
Wann sind sie überflüssig?
Wenn der Austausch Ihrer Internetseiten „neu gegen alt“ geplant ist und mit derselben www.Adresse aufgerufen werden kann.
Was bewirken Coming-Soon-Seiten?
Ein neuer Internetauftritt benötigt Zeit. Werden Ihre Seiten endlich online geschaltet, kann es noch Monate dauern, bis Ihre Apotheke oder Praxis in den Ergebnislisten der Suchmaschinen erscheint. Eine von uns platzierte Coming-Soon-Seite bewirkt die Sichtbarkeit ihrer Internetseite früher, meist vor der Veröffentlichung Ihres Internetauftritts.
Angaben auf einer Baustellenseite
Wir stellen diese Angaben für Sie ein:
- Baustellenhinweis mit dem Tag der voraussichtlichen Veröffentlichung.
- Vollständige Adresse mit E-Mailadresse und Telefonnummer.
- Künftige Öffnungszeiten.
- Hinweis auf Ihre Leistungen und Spezialisierungen.
- Programm zur Anforderung von Wiederholrezepten für Ihre Patienten kann sofort eingerichtet werden.
- Arzneimittelvorbestellungen in der Apotheke können eingerichtet werden.
- Auch Terminvereinbarungen sind auf Wunsch über diese Seite möglich.
Grafische Gestaltung
Oft steht auf herkömmlichen Coming-Soon-Seiten der Satz „Wir sind in Kürze für Sie da!“. Grafiken mit Baustellenschild oder Werkzeugen symbolisieren den Baustellencharakter. Wir können dies für Sie anders entwerfen. Dabei gestalten wir die Seite gern in Ihrem Corporate Design mit den passenden Farben, Logo etc. Wenn Sie etwas Besonderes wünschen, lassen wir unserer Fantasie freien Lauf und entwerfen zum Beispiel etwas Originelles oder Witziges. Dies weckt Neugier beim Betrachter auf die noch kommende Internetseite und hat einen einladenden Charakter. Falls gewünscht können wir neben Text und Grafik auch Videos einstellen. Darüber hinaus kann auch eine Weiterleitung auf Ihre Social-Media-Kanäle geschaffen werden.
Was ist noch zu beachten?
Coming Soon Seiten müssen unter Umständen ein rechtlich korrektes Impressum haben, manchmal sogar eine Datenschutzerklärung. Besonders, wenn Sie dort Leistungen oder Produkte anbieten oder Werbung für die künftige Website machen. Steht dort nur der Hinweis, dass an der Website gebaut wird, ist ein Impressum eventuell nicht unbedingt notwendig. Doch die Rechtsprechung ist derzeit noch unterschiedlich. Weil wir ohnehin eine Datenschutzerklärung und ein Impressumsformular zur Verfügung haben, installieren wir auf diesen Seiten beides.
Zum Nachlesen aus unserem Blog
Impressum für Ärzte und Zahnärzte
Impressum für Apotheken
Sie möchten eine professionelle Coming-Soon-Seite haben? Dann sprechen Sie uns gern darauf an.
Die Unternehmensidentität – in Marketingsprache die sogenannte Corporate Identity (CI) – ist auch für Apotheken wichtig. Die Persönlichkeit der Apotheke wird von vielen Merkmalen geprägt. Diese sind der Apothekeninhaber mit seinen Schwerpunkten, die Mitarbeiter, die Kommunikation, das Erscheinungsbild der Verkaufsräume, der Werbematerialien etc. Dies demonstriert nach außen hin eine Einheit. Man hebt dadurch seine Stärken hervor und grenzt sich klar gegenüber anderen Apotheken ab.
Ist die Unternehmensidentität uneinheitlich, spüren die Kunden eine Diskrepanz, die das Vertrauen in die Beratung und Produkte mindern kann. Wir geben Ihnen gern einige praktische Tipps, um verschiedene Bereiche der Corporate Identity Ihrer Apotheke zu stärken.
Corporate Culture – Unternehmenskultur
Ein Leitbild sollte von der Apothekenleitung vorgelebt und von den Mitarbeitern akzeptiert und umgesetzt werden. Am besten ist, wenn die Strategie (Kompetenzen, Verhaltensnormen etc.) gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickelt und schriftlich festgehalten wird. Diese identifizieren sich dann damit, es entsteht ein innerer Zusammenhalt, der sich im äußeren Auftreten positiv widerspiegelt.
Das Team tritt dann als solches auf und bildet dem Kunden gegenüber eine Einheit. Schließlich vertreten alle dieselbe Philosophie. Treten interne Unstimmigkeiten auf, sollten diese selbstverständlich nicht vor dem Kunden geklärt werden.
Corporate Communication – Kommunikation
Die Kommunikation ist besonders in der Apotheke wichtig. Gesundheit hat einen hohen Wert, die pharmazeutische Beratung sollte freundlich und kompetent erfolgen. Stimmt die innere Einstellung mit der äußeren Wirkung überein, wirkt eine Person authentisch und glaubwürdig. Wenn nicht, hat man oft das Gefühl, dass etwas nicht stimmt. Zur Kommunikation in der Apotheke sollten einheitliche Regeln aufgestellt werden, die die Mitarbeiter nachlesen können. Zum Kundengespräch gehört eine zuvorkommende Begrüßung, aktives Zuhören, ausführliche Beratung und eine freundliche Verabschiedung.
Die vereinbarten Regeln sollten auch die Kommunikation innerhalb des Teams berücksichtigen, zwischen Vorgesetzten und Angestellten sowie Dienstleistern und Lieferanten.
Corporate Design – Erscheinungsbild
Das visuelle Erscheinungsbild sollte die Apotheke als Einheit erscheinen lassen. Ein hübsch aussehendes Logo ist wichtiger Bestandteil des Corporate Designs, es sollte in festgelegten Hausfarben gestaltet sein und möglichst immer gleich platziert werden (z. B. oben links). Ein zur Apotheke passender Slogan kann fest mit dem Logo verbunden sein und muss immer in der gleichen Schriftart, -größe und Farbe sein.
Ein durchgängiger Stil bei Werbematerialien, wie Werbebriefen, Flyern, Plakaten und Borschüren, wirkt professionell. Er ist aber nicht immer einfach durchzusetzen und durchzuhalten. Wir helfen Ihnen hierbei gern. Für ein Corporate Design entwickelt Ihnen das Grafik-Team von Staude gern passende Logos, Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Bonushefte, Briefbögen und Poster. Auf Ihren Internetseiten berücksichtigen wir selbstverständlich Ihr Corporate Design, z. B. beim Logo, den Schriftarten und -größen, der Farbe und den Bildern.
Natürlich sollten Sie bei der visuellen Gestaltung auch das Schaufenster der Apotheke und den Verkaufsraum an der Corporate Identity ausrichten. Eine einheitliche Kleidung des Apothekenteams vertritt den Stil der Apotheke und bewirkt nach außen gleich den Eindruck einer Gemeinschaft.
Fazit
Die Entwicklung einer Corporate Identity ist langfristig angelegt. Die Strategie sollte immer mal wieder überdacht werden. Der innere Zusammenhalt des Teams ist wichtig. Vertreten alle die gleichen Werte, spiegelt sich dies im Auftreten und der Beratung wider. Das äußere Erscheinungsbild sollte für einen professionellen Auftritt einheitlich sein (Werbematerialien, Internetseite, Schaufenster und Verkaufsräume etc.).
Wir beraten Sie gern kostenlos und unverbindlich in Ihrer Apotheke. Vereinbaren Sie einfach einen Beratungstermin.
